疫情加速网上庭审时代来临,参与模拟仲裁庭炼就网上庭辩技能 — 记加拿大资深仲裁员Daniel Urbas和Julie Hopkins组织的模拟网上仲裁庭系列活动 – #45

从爆发到蔓延全球,新冠疫情已持续了将近一年。全球各地的法院,为了维护司法秩序,避免延期审理导致诉讼案件积压和司法不公,陆续开设互联网法院,又称云法院。另外,各大仲裁机构也开始设立并完善网上仲裁庭审规则。例如,将于2021年生效的《国际商会仲裁规则》第26条授予仲裁庭更大的权限,允许仲裁庭根据案件的有关事实和情况决定庭审形式。换言之,仲裁庭有权决定利用电视会议推进案件审理进程。可见,疫情加速了网上庭审时代的来临。古人云,祸兮福之所倚,福兮祸之所伏。笔者认为,网上庭审将在一定程度上提高纠纷解决的效率,降低纠纷解决律师的执业成本。然而,网上庭审也存在许多技术难题。

2020年4月至10月期间,笔者协助加拿大资深仲裁员Daniel Urbas律师和Julie Hopkins律师组织了模拟网上仲裁庭系列活动。这个系列活动旨在锻炼网上庭辩技能,了解参与网上庭审所需设备和注意事项,找寻将视讯软件(videoconference platforms)各项功能与法律执业传统技能融合的办法。该系列活动吸引了来自温哥华,多伦多,蒙特利尔,卡尔加里,渥太华,休斯顿,纽约,芝加哥,波士顿,华盛顿等资深仲裁员和律师参加。他们都是各自法域里的律界翘楚,他们都熟练掌握律师执业传统技能,如法律文书写作,庭审开庭陈词,结案陈词,盘问证人等。通过该系列活动,我也有幸与Daniel Urbas仲裁员和Julie Hopkins仲裁员一同,观摩,探讨,学习,锻炼网上庭辩技能。

一、模拟网上仲裁庭系列活动的前期准备工作

首先,Daniel和Julie拟定了一个相对复杂的案例。该案例是关于在新冠疫情影响下法式洋葱汤(Onion Soup)食品原料跨国跨年度分销协议无法继续履行的相关事宜。被申请人于2020年1月通知申请人,以不可抗力为由终止履行合同义务。申请人申请仲裁庭裁定该分销协议的执行不受新冠疫情的影响,被申请人应当继续履行合同义务。如同维斯国际商事模拟仲裁辩论赛一样,我们准备了所有相关证据材料,如分销协议全文,分销协议谈判备忘录,原被告公司的往来信件,原被告公司内部职员的往来信件,证人证言及仲裁庭程序性指令等。我们为仲裁员准备了案情总结(Bench Note)。另外,为了节省参与者的时间,我们还为原被告代理人准备了仲裁申请书和答辩状及相关法院判例汇总。

其次,我们利用Microsoft Teams创建了封闭式虚拟房间若干,旨在为仲裁庭合议,原被告律师与仲裁庭交流,仲裁庭秘书,信息技术支持人员及等待传唤的证人搭建不受干扰的保密性强的环境。此外,我们还设计了任务清单,旨在提醒参与者将在此次活动中锻炼的技能种类及相对应的时间分配。

然后,Daniel和Julie会联系他们的律师同行,邀请他们参与该系列活动,并根据他们的需求,分配角色。每次活动,我们都能成功聚集资深律师和仲裁员担任如下角色:仲裁员(3人),申请人律师(2人), 被申请人律师(2人),申请人的证人(1人),被申请人的证人(1人),仲裁庭秘书(1人)及信息技术人员(1人)等。

另外,在正式模拟庭审开庭前,我们会组织两到三次的庭前网络技术检测预备会议。该会议旨在为参与者答疑解惑并提醒参与者该庭审的网速要求及他们需要准备的网上庭审设备。在必要的时候,我会组织与参与者一对一的线上会议,了解参与者对本次模拟庭审的期待和需求并解答他们心中的疑惑。

最后,在模拟庭审进行时,我们会经常暂停审讯,解说分析庭辩过程中所发生的技术问题,并及时讨论出创新且实用的解决方案。庭审结束后,我们也会组织线上自由讨论或电话会议,回顾整个庭审流程。通过讨论,我们了解了参与者对视频会议软件的看法,洞悉网上仲裁庭审的局限性,探讨如何合理运用现代视频软件功能充分发挥传统庭辩技能。

二、我们从本次系列活动中习得的心得体会

Daniel 和Julie于2020年11月在网上发表了他们对此次系列活动的看法和体会。我也于同年5月至10月在个人网站上发表了4篇关于网上庭审的短文。由于这些短文都没有中文版,我便决定再用中文分享一次我们从本次系列活动中习得的五大心得体会。

1. 技术故障在所难免。在网上庭审过程中,为了平衡参与庭审各方的网络技术水平,仲裁庭及原被告各方都应配备各自的信息技术团队以解决庭审过程中遇到的技术问题。根据我们的模拟庭审的经验,一般情况下,这些技术问题都能在短时间内(几小时或几分钟)解决。值得一提的是,网上庭审对网速要求极高,建议参与者提前作好相应准备。

2. 耳机和双屏幕将成为网上庭审的必要设备。由于商事仲裁程序有保密性的特征,根据我们的经验,在大多数情况下,参与仲裁庭审的人员都应被要求佩戴耳机以降低被偷听或窃听的风险。另一方面,在网上庭审过程中,参与仲裁庭的人员将需要至少两个屏幕。一个屏幕配有摄像头,用以观看仲裁庭成员,证人,对方律师及其他人员;另一个屏幕可以用来看证据材料,判例等庭审材料。

3. 证人宣誓词需谨慎处理。许多学者和律师都提出要采用更长的宣誓词来提醒证人在网上庭审作证时的注意事项。但也有学者和律师称加长宣誓词不仅削弱了誓词本身的神圣性,而且誓词无法解决证人作证将面临的问题。根据我们的经验,我们提倡聘用第三方(如仲裁机构,律师,公证师等)陪同证人参加仲裁庭审程序。第三方将有责任为证人作证提供符合要求的设备,保管证据材料,提醒证人作证时尽量放松应答,看镜头,保证证人作证不受其他因素影响或干涉等。

4. 仲裁地的选择和确定。由于网上庭审的特殊性,参与庭审的各方都身处不同城市。根据我们的经验,仲裁庭有必要根据仲裁协议及涉案双方合议,通过仲裁程序指令(Procedural Order),明确记录仲裁地(seat of arbitration)城市名称。

5. 网上庭审对团队协作有更高要求。当两名律师共同代理一方当事人出庭时,如果发言律师引用到相关证据材料或法条案例,另一位律师可以通过“分享画面”的功能向仲裁庭展示所引用的内容。另外,为了确保证人盘问环节顺利进行,仲裁庭和双方律师要提前商议网上盘问具体细节,如是否通过举手或发声的方式提出反对;是否允许证人听到问题后停顿几秒再作答,以避免错失提出反对的机会等。

三、总结

正如资深仲裁员Daniel Urbas和Julie Hopkins提到的,许多法院判例都指出网上庭审程序不会成为程序正义的阻碍。网上庭审本身并无不公平之处。因此,我们实在不需要为仲裁裁决会因庭审程序网络化而撤销而诚惶诚恐。同时,为了保证网上庭审的顺利进行,仲裁员和律师必须积极准备庭审,了解网上庭审常见技术困难并作好应对困难的准备。希望这篇文章能为即将参与网上庭审的法律同仁提供一些启发。

   (温馨提示:本文以普法为目的与读者分享一般法律信息。因此,本文内容不可视为法律意见或建议。为了最大程度降低法律风险,请务必针对与您有关的特定事项寻求专业律师的具体法律意见和建议。多谢您的关注。)